9 actions faciles pour être plus productif

Depuis quelques temps, je sentais que ma gestion du temps n’était pas des plus efficaces, que ma productivité n’était pas optimale et que des changement de ma part pour être plus productif étaient nécessaires. La lecture du livre « La semaine de 4 heures : Travaillez moins, gagnez plus et vivez mieux ! » de Tim Ferriss m’a conforté dans cette idée et fait prendre conscience que la plupart des heures que l’on passe au bureau ne sont pas productives. On se retrouve souvent dépassé, en ayant l’impression que l’on a bien trop à faire pour le temps que l’on a à disposition, alors qu’il suffit souvent d’un peu de discipline et de quelques bonnes habitudes pour être plus détendu.

Voici les changements que j’ai décidé d’apporter progressivement à mon quotidien, et cela fonctionne plutôt bien jusqu’ici !

1. Installer Leechblock

Même si on n’y passe pas forcément 15 min par visite, la consultation des réseaux sociaux nuit gravement à la productivité. Chaque interruption (soit-elle à cause des réseaux sociaux, d’une notification, d’un e-mail, d’un appel téléphonique ou d’un collègue qui vient à votre bureau) provoque une perte de temps qui dévie votre attention de la tâche que vous étiez en train de réaliser.
Avant, je me retrouvais régulièrement sur Facebook ou 20 Minutes, sans avoir été vraiment conscient de m’y rendre. Après avoir installé Leechblock, qui se fait un plaisir de vous rappeler que vous êtes censé travailler au lieu de surfer sur les sites que vous vous interdisez, j’ai réussi à complètement perdre cette mauvaise habitude. (bonus: Leechblock permet d’autoriser des sites par sous-domaine, utile par exemple pour nous Community Managers qui devons accéder à http://business.facebook.com pour des raisons professionnelles alors que http://facebook.com est interdit)

2. 2 tâches à effectuer par jour, pas plus

Jusqu’ici, comme la grande majorité, je me fixais chaque jour un nombre de choses à faire bien trop élevé par rapport au temps à disposition. Résultat : plein de petites choses entamées mais rien de vraiment terminé le soir en quittant le bureau, et ce fichu sentiment d’avoir eu une journée tout sauf réellement productive. Se fixer moins d’objectifs, mais tous les réaliser sur la journée, c’est bon pour le moral !
Je garde en tête que l’on a toujours tendance à surestimer ce qu’on peut faire en une journée, mais à sous-estimer ce qu’on peut faire sur une grande période. Cela m’aide à planifier mes projets, sans exagérer sur la quantité de travail à accomplir chaque jour.

3. Tâches prioritaires réalisées le matin

Ma productivité est à son maximum tôt et pendant la matinée (de 6h à 11h environ). Je dédie donc mes matinées à mes tâches prioritaires et plus complexes en priorité. Comme ça, je peux entamer l’après-midi avec la sensation du devoir déjà bien accompli et peux attaquer sans remords les tâches moins productives (séances, comptabilité, administratif…), voire quitter le bureau de bonne heure si j’ai le sentiment de le mériter. Et comme vous le savez, l’après-midi et son coup de barre post-repas ne sont pas vraiment propices au focus sur des tâches longues et complexes…

4. Pas d’emails le matin (si possible)

Pour conserver ma productivité matinale (voir point précédent), j’ai pris la décision de ne plus ouvrir mes e-mails avant au moins 10 ou 11h le matin (sauf urgence ou e-mail auquel je m’attends bien-sûr). Ceci me permet de garder mon attention sur mes 2 tâches prioritaires sans me préoccuper des (souvent fausses) urgences. J’essaie aussi de ne pas laisser mon client mail ouvert en permanence mais me fixe des “points e-mail”, 3 ou 4 fois sur l’après-midi, pour ne pas être interrompu par des notifications ou des fausses urgences (toujours elles !).

Note : du coup, j’essaie au maximum de proposer à mes clients de travailler avec Dropbox pour échanger des fichiers : plus simple à gérer, plus de boite de réception surchargée et pas besoin d’ouvrir le client mail pour recevoir un fichier.

Vous ne répondez plus dans la seconde à vos e-mails ? Vos clients et collègues comprendront sûrement que c’est pour être plus productif — et donc pour mieux les servir ! Expliquez de manière diplomatique que le téléphone est réservé pour les vraies urgences et que toute demande non-urgente fait l’objet d’un e-mail.

5. Appliquer régulièrement une analyse 80/20 de toutes mes activités

9 idées pour être plus productif

Comme nous l’avons vu dans l’article “12 choses à savoir en se lançant en tant qu’entrepreneur”, la règle des 80/20 stipule que 20% de l’effort fournit 80% du résultat. Cela signifie qu’une majorité des choses que nous faisons produit un faible pourcentage de retombées “positives”, alors que seules une minorité de nos activités ont un impact positif ou fournissent un résultat. Pourquoi ne pas repérer et éliminer celles qui nous prennent beaucoup de temps pour peu de résultats et les remplacer par des tâches plus bénéfiques et rentables ?

Parfois, résilier ou décliner poliment un mandat avec un client trop exigeant et demandant trop d’énergie pour peu de résultats peut vous libérer du temps pour des mandats plus rentables et surtout qui vous prennent moins la tête. À ce sujet, le point 6 de l’article “Dire oui à tout, ce n’est pas si facile” de mon article précédent vous intéressera sûrement).

Éliminez vos activités nocives, libérez votre temps et votre esprit pour des choses utiles et agréables !

6. Éviter les séances

J’ai toujours considéré la majorité des séances auxquelles j’ai assisté comme inutiles et improductives. Pour mesurer la perte de temps d’une séance sans objectifs clairs ni décisions prises, il suffit de multiplier le nombre de participants par la durée de la séance et cela vous donne le nombre d’heures perdues. Un nombre qui peut vite devenir important dès 2 ou 3 personnes — une séance de 2 heures avec 4 personnes équivaut à 1 jour homme !). Désormais, j’évite un maximum les séances, et si elles ne peuvent pas l’être, je fixe des objectifs clairs, un ordre du jour et une heure de fin afin de maximiser l’efficacité et l’engagement de chacun.

7. Automatiser un maximum et sous-traiter ce qui peut l’être

Beaucoup de choses peuvent être automatisées pour gagner du temps. Planification de posts sur les réseaux sociaux, création de rapports automatisés… Tout ce qui peut vous être évité vous fera gagner du temps pour faire des choses vraiment productives. Par exemple, si vous devez réaliser un visuel et que vous n’êtes pas graphiste, le prix que vous payerez pour confier cette tâche à un professionnel sera probablement moins élevé que ce que vous couteront vos heures si vous passez le double du temps à le faire au lieu de le consacrer à vos propres activités. Et le résultat d’un professionnel est en général — heureusement ! — de meilleure qualité.

8. Baisser le nombre de sources d’infos

Fervent utilisateurs des flux RSS depuis des années, mon agrégateur a longtemps croulé sous le nombre d’articles non-lus. Mon workflow était devenu complètement inutile : voir le nombre d’articles, ne pas avoir le courage de tous les lire, tout marquer comme lu, fermer l’agrégateur. Pas très utile, je l’avoue ! En limitant mes sources d’informations, je réduis le nombre d’articles à lire au quotidien et j’augmente mes chances de pouvoir tous les parcourir. Au quotidien, j’essaie de faire de même avec d’autres sources d’information : podcasts, livres, magazines…

9. Travailler régulièrement hors du bureau

J’écris cet article depuis le train pour Zürich, où je me rends parfois pour changer d’environnement (edit: et je le finalise depuis Hubud à Bali). J’ai besoin, régulièrement, de sortir du bureau et de mon atmosphère familière pour voir les choses avec une nouvelle perspective et m’inspirer avec de nouveaux lieux. En sachant que je dispose d’un temps limité, je suis souvent beaucoup plus productif en quelques heures dans un train, un café ou un espace co-working que pendant une journée entière au bureau. Sortir de ma routine m’aide à m’inspirer (mon petit plaisir en été : partir tôt du bureau et finir mon après-midi en travaillant depuis une terrasse au bord du lac  — en sachant que mes clients n’ont aucune idée que je leur ai répondu depuis un petit coin de paradis).

Et vous, vous considérez-vous comme productif ? Que faites-vous pour l’être ? N’hésitez pas à poster vos astuces en commentaire !

Crédits photos: Lauren Mancke, Nolan Issac

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